郑州科技学院应用系统业务数据共享流程规范

1

YWLC—01

郑州科技学院迎新基本流程

2

YWLC—02

新生一卡通制卡、发卡基本流程

3

YWLC—03

一卡通系统应用流程

4

YWLC—04

老生报到、注册系统流程说明

5

YWLC—05

离校业务流程

6

YWLC—06

信息发布流程

7

YWLC—07

综合信息网及门户应用流程

8

YWLC—08

教职工业务系统权限分配及分发流程

9

YWLC—09

学生业务系统权限分配及分发流程

新进人员

信息录入

1

人事系统管理员在系统中分配新进人员编号，录入基本信息，告知个人新工号，要求在人员报到一周内完成。

人事处

2

新进人员凭新工号登录人事系统，进行个人信息确认和修改。要求在人员报到一周内完成。

新进人员

3

人事系统管理员对新进人员信息审核确认，形成完整基本信息。要求在人员报到一周内完成。

人事处

人员信息变更

4

人事系统管理员进入人事系统，根据职工号查询出该教职工的基本信息，进行人事变更。

注：要求人事系统实时更新数据。

人事处

人事数据

同步到各应用系统

5

人事数据通过公共数据库，自动同步给教务系统、档案系统、图书馆系统、财务系统、科研系统、研究生系统、学工系统、迎新系统、注册系统、一卡通系统、掌上校园等。

注：教务系统可以根据实际情况，在人事处完成工号编制后，自行添加人员信息，务必保证工号和姓名准确，其他信息以后将自动通过系统更新。

系统自动完成

管理信息中心系统管理员核查

新生信息录入

1

获取招生数据，分配学号、院系、专业、班级，并将数据录入教务系统，形成完整的学生基本信息。

注:要求新生报到前15天完成。

教务处

学生信息变更

2

教务系统管理员进入教务系统，根据学工号查询学生基本信息，进行学生信息变更。

注：要求教务系统实时更新数据。

教务处

公共数据库下发数据

3

教务系统从公共数据库得到教职工的基本信息，学生缴费、奖学金和处分信息。

注:要求人事、财务、学工系统实时更新数据。

系统自动完成

管理信息中心系统管理员核查

4

教务系统管理员通过系统接口手动同步人员数据进入教务系统，教务系统管理员根据角色给各个老师授权。

注：

注：1、对于未录入人事系统而先排课的情况，有两种解决方案：

（1）人事部门招聘后，通过人事系统先编制工号并填写基本信息，同步给教务系统。如此人不来报到，教务系统可以删除数据。

（2）教务系统可以根据实际情况，在人事处完成工号编制后，自行添加人员信息，但务必保证工号和姓名与人事系统一致，其他信息以后将通过数据接口自动更新。

2、各院系教务系统操作员必须是正式教工（含人事代理）

教务处

教务数据

同步到各应用系统

5

教务数据通过公共数据库，自动同步给图书馆系统、档案系统、财务系统、学工系统、迎新系统、注册系统、掌上校园、门户系统、一卡通系统。

系统自动完成

管理信息中心系统管理员核查

公共数据库下发数据

1

从平台中心库得到教务、研究生、人事相关的信息

注：要求离校前两个星期同步

系统自动完成

管理信息中心系统管理员核查

2

从图书馆数据库得到清还图书的数据，同步到离校系统清还图书环节状态。

注：要求图书馆系统及时更新

图书馆、odi数据接口

3

从财务中间库得到学生的缴费信息，同步到离校系统财务缴费环节状态。

注：要求财务系统及时更新

财务处、odi数据接口

离校数据

分发应用

4

离校数据通过平台接口，自动同步给教务。

系统自动完成

管理信息中心系统管理员核查

公共数据库下发数据

1

财务系统从公共数据库中得到教务、人事、研究生、科研相关数据信息。

注：要求以上业务系统实时更新数据。

系统自动完成

管理信息中心系统管理员核查

2

财务系统管理员通过系统接口手动同步人员数据进入财务系统。

财务处

上传财务数据到公共数据库

3

财务系统管理员手动上传教职工工资和其他数据（报账、学生缴费）到公共数据库。

注：要求每月8号上传工资数据，其它数据实时更新。

财务处

财务数据

同步到各应用系统

4

公共数据库将财务数据自动同步给迎新、注册、离校、门户等相关业务系统。

系统自动完成

管理信息中心系统管理员核查

公共数据库下发数据

1

学工系统从公共数据库中得到教务系统、人事系统相关信息。

注： 要求以上业务系统实时更新数据。

系统自动完成

管理信息中心系统管理员核查

基本数据确认

2

本专科生凭学号登录学工系统，进行个人信息确认和修改。

注： 按学生处要求时间完成。

本专科生

3

学工系统管理员对本专科学生信息审核确认，形成完整基本信息。

注：按学生处要求时间完成。

学生处

学工数据同步到各应用系统

4

学工数据通过公共数据库，自动同步给教务系统和就业系统。

系统自动完成

管理信息中心系统管理员核查

公共数据库下发数据

1

图书馆系统从公共数据库得到教务、人事、财务、研究生相关数据信息。

注： 要求以上业务系统实时更新数据。

系统自动完成

管理信息中心系统管理员核查

图书馆数据

同步到其它应用系统

2

图书数据通过公共数据库，自动同步给信息门户、掌上校园。

系统自动完成

管理信息中心系统管理员核查

公共数据库下发数据

1

科研系统从公共数据库得到人事、财务相关数据信息。

注：要求人事、财务系统实时更新数据。

系统自动完成

管理信息中心系统管理员核查

科研数据

同步到各应用系统

2

科研数据通过公共数据库自动同步给财务系统、档案系统。

注：要求科研系统实时更新数据。

系统自动完成

管理信息中心系统管理员核查

科研数据

同步到各应用系统

3

科研数据通过公共数据库自动同步给财务系统、档案系统。

注：要求科研系统实时更新数据。

系统自动完成

管理信息中心系统管理员核查

公共数据库下发数据

1

档案系统从公共数据库得到教务、人事、研究生、科研相关数据信息。

注：要求以上系统实时更新数据。

系统自动完成

管理信息中心系统管理员核查

公共数据库下发数据

1

从平台中心库得到教务系统的新生数

据。注：教务系统数据及时更新

系统自动完成

管理信息中心系统管理员核查

2

从财务中间库得到学生的缴费信息，同步到迎新系统财务缴费环节状态。

系统自动完成

管理信息中心系统管理员核查

迎新数据

分发应用

3

迎新数据通过平台接口，自动同步给教务系统

系统自动完成

管理信息中心系统管理员核查

公共数据库下发数据

1

注册系统从公共数据库得到教务系统、人事系统、学工系统、财务系统的相关信息。

注： 要求以上业务系统在开学前更新为最新数据。

系统自动同步

2

本专科学生登录信息门户进入到注册系统，进行报到和注册，。

注：1、院系注册系统管理员可对学生进行注册。2、欠费学生不能注册，须缴清学费后方可注册。

本专科学生

各院系

3

未缴费的学生，教务处能够进行强制注册。

教务处

注册数据

同步到各应用系统

4

注册数据通过公共数据库，自动同步到教务系统。教务系统根据注册数据进行选课。

注：1、教务系统及时手动执行接口

系统自动进行

公共数据库下发数据

1

掌上校园系统从公共数据库得到教务、人事、研究生、图书馆、学工、财务、门户、办公相关数据信息，并进行展示。

系统自动完成

管理信息中心系统管理员核查

公共数据库下发数据

1

资源门户系统从公共数据库得到教务、人事、研究生系统人员基本信息，进行身份认证。

系统自动完成

管理信息中心系统管理员核查

公共数据库下发数据

1

志愿者管理系统从公共数据库得到教务、人事、研究生系统人员基本信息。

系统自动完成

管理信息中心系统管理员核查

公共数据库下发数据

1

从平台中心库得到学工、研究生、人事相关的信息

注：要求学工、研究生、人事系统数据及时更新。

系统自动完成

管理信息中心系统管理员核查

基本数据确认

2

本专科生凭学号登录就业系统，进行个人信息确认

注：按就业处要求时间完成。重点是生源地信息确认。

本专科生

3

就业系统管理员对本专科学生信息审核确认，形成完整基本信息。

注：按就业处要求时间完成。重点是生源地信息确认。

招生就业处

就业数据

分发应用

6

就业数据通过平台接口，自动同步给移动就业端。

系统自动完成

管理信息中心系统管理员核查

迎新准备

1

确认各部门工作职责及落实责任人；现场指挥迎新工作；迎新结果实时统计查询；

校领导

2

暑假前完成迎新网站各栏目内容提供和完善。

学校办公室组织，各有关单位提供

3

新生报到前20天提供招生数据给教务处。

招生就业处

4

获取招生数据，分配学号、院系、专业、班级，数据录入教务系统，形成完整学生基本信息。在迎新系统中建立批次及权限分配设置。新生报到前15天完成。

教务处

5

根据平台下发的新生数据，生成新生缴费信息并按照格式提供给迎新系统。正式迎新前一天将已缴费的新生信息上传同步给平台。

财务处

6

新生报到前2天完成校园卡准备，并发放到各院系。

卡务中心

7

完成学生宿舍分配信息，按照格式提供给迎新系统。建议新生报到前10天完成。

总务处

各院系

8

安排辅导员及志愿者参与现场迎新工作，按照学校办公室要求参加迎新系统使用培训。

各院系

9

组织协调各相关部门配合迎新系统实施、测试、培训、应用。

学校办公室

10

迎新现场环境准备。

学校办公室

11

新生报到前2天完成迎新系统软硬件及现场网络环境准备。

管理信息中心

新生现场报到阶段

12

现场缴费；

财务处

13

现场办理收验录取通知书、发放校园卡、安排宿舍、绿色通道申请。

各院系/迎新辅导员

14

现场绿色通道审核

各院系副书记

15

绿色通道申请审核监管

学生处

迎新系统流程：

临时卡制作与发放

1

新生报到前2天完成校园卡准备，并发放到各院系

卡务中心

正式卡制作与发放

2

在新生报到后30天完成学生数据整理，上传信息平台

教务处

3

新进教工信息及时提供给信息平台

人事处

4

1）新生报到后30天内完成新生、新进教工的照片信息采集。

2）照片数据采集后5天内形成制卡数据，提供给卡务中心

管理信息中心

5

一、审验制卡数据，并将数据发给厂家制卡

二、新生报到后60天内完成新生正式卡制作

卡务中心

6

新生报到后60-90天内发放新生正式卡，回收临时卡

卡务中心

公共数据库下发数据

1

一卡通系统从公共数据库中得到教职工和学生的基本数据。

注： 要求人事、教务、研究生系统及时更新数据。

系统自动完成

管理信息中心系统管理员核查

制卡及发卡

2

审核制卡数据，发给厂家制卡。或使用制卡设备单独制卡、补卡

卡务中心

3

迎新报到时，发放一卡通给学生

各院系

一卡通数据同步给各应用系统

4

各应用系统使用一卡通进行身份识别、消费及相关事务处理

各业务系统

相关部门

一卡通数据同步给信息门户

5

从一卡通系统中得到人员的消费信息，在信息门户、掌上轻院中展示

系统自动完成

管理信息中心系统管理员核查

准备阶段

1

确认收费项目（学费、住宿费）

财务处

2

设置批次开始、结束时间及报到方式

建议：将注册时间滞后一周，给予学生交费缓冲时间

教务处

3

将学生数据加入到指定批次，注册方式设置

教务处

4

财务数据上传到平台

（注册前一天上传一次数据，注册期间每24小时上传一次）

财务处

5

系统管理员设定学校管理员和院系管理员

教务处

现场阶段

6

报到：

学生到校后，应持本人学生证到所在院系现场报到，院系管理员做现场报到操作，同时发放校园卡。

学生因故不能按时到校报到者，应按学籍管理规定办理请假手续，根据审批情况，院系管理员可以在系统中做缓报到处理。

建议：以后采用扫描学生校园卡的方式报到

各院系管理员、教务处

7

注册：

1）注册条件

①学生现场报到后才能注册；

②学生须缴清学费和住宿费才能注册。

2）注册方式

①院系管理员通过系统在学生现场报到的同时进行现场注册；

②学生本人可通过信息门户登录注册系统进行自主注册，也可通过院系管理员注册。

院系管理员根据审批手续，对获批绿色通道的学生可进行注册，注册有效期限为一个学期。

各院系管理员、教务处、学生处

8

学生注册数据同步到教务系统，便于学生选课。未注册学生无法通过系统选课，所有考试成绩无法录入系统。

教务处

运行阶段

9

保证系统安全，稳定运行

管理信息中心

学生离校环节设定

1

学生到教务处教务科交学生证；

教务处

2

教务处教材科清理教材费

注：离校管理员批量操作。

教务处

3

图书馆清还图书、交借阅证

注：数据接口后台自动同步。

图书馆、odi数据接口

4

财务处办理相关交费手续

注：数据接口后台自动同步，财务处老师上传数据每天同步一次。

财务处、odi数据接口

5

保卫处转户口关系

注：户口转入学校者办理此项。

保卫处

6

学寓中心办理退宿手续、交宿舍钥匙。

后勤处

7

各院（系）领取毕业证、学位证及就业报到证。

各院系

公共数据库下发数据

1

信息发布平台从公共数据库中得到教职工和学生的人员基本数据。

注：要求人事、教务、研究生系统及时更新数据。

系统自动完成

管理信息中心系统管理员核查

信息发布权限设置

2

各部门确定本单位信息管理员（或允许发布信息的人员）。

各部门

3

现教中心系统管理员根据各部门提供的人员信息，进行管理授权。

现教中心

信息发布与审核

4

信息管理员通过信息发布平台发布信息

注：根据信息发布的需要，可将信息发布到校内综合信息网、部门网站，并推荐到新闻网和主页。

各部门

5

对推荐发布到新闻网和主页的信息，由宣传部进行审核发布。

宣传部

公共数据库下发数据

1

综合信息网从公共数据库中得到教职工和学生的人员基本数据。

注：要求人事、教务、研究生系统及时更新数据。

系统自动完成

管理信息中心系统管理员核查

信息浏览权限设置

2

在编在岗的教职工和全日制学生，根据分配的账号密码，可直接访问综合信息网和门户。

在编在岗的教职工、全日制学生

3

离退休人员、聘用人员及其他人员可通过所在部门进行统一编号。

注：按“单位编号后四位+3位流水号”的编号规则进行编号。

各部门

4

现教中心系统管理员根据各部门提供的人员及编号信息，进行浏览授权。

现教中心

5

离退休人员、聘用人员及其他人员，根据分配的账号密码，可访问综合信息网和门户。

离退休人员

聘用人员

其他人员

教职工权限分配及分发流程

1

教工权限两种分配方式：

1、根据人事系统中教工基本信息进行自动分配（迎新，注册，学工，离校系统）；

2、相关业务系统进行手动授权(人事、科研、图书馆、财务系统)。

注：1、要求人事系统及时更新岗位职务等基本数据。

2、手动授权的业务系统管理员根据人事部门通知手动变更权限。

系统自动完成/各业务系统管理员手动完成

管理信息中心系统管理员核查

2

教职工需登录系统进行权限确认、核实，及时反馈。

变更人员

学生权限分配及分发流程

2

学生权限两种分配方式：

1、根据教务系统中学生基本信息进行自动分配（迎新，注册，学工，离校系统）；

2、相关业务系统管理员进行手动授权(图书馆、网络学习空间等)。

注： 1、要求教务系统及时更新学生学籍、院系班级等基本数据。

2、手动授权的业务系统管理员根据教务部门通知手动变更权限。

系统自动完成/各业务系统管理员手动完成

管理信息中心系统管理员核查

3

学生需登录系统进行权限确认、核实，及时反馈。